年次カンファレンス運営

課題

このイベント企画会社では、年次カンファレンスの運営において、会場設営・登壇者管理・スポンサー対応・当日オペレーションなど、数百のタスクを多数のベンダーと協力して進める必要がありました。以前は複数のツールを併用しており、情報の分散による対応漏れが頻発していました。

導入の決め手

一つのガントチャートで全タスクを俯瞰できる点と、外部ベンダーとのスケジュール共有が簡単にできる点が決め手でした。イベント特有の「当日」というデッドラインに向けて、逆算でスケジュールを組める機能も非常に有用でした。

活用方法

• 会場・登壇者・スポンサー・オペレーションのカテゴリ別にタスク管理
• 外部ベンダーへの共有リンクでスケジュールをリアルタイム共有
• 当日のタイムラインをガントチャートで分単位で管理
• 過去イベントのテンプレートを活用し、次回の計画を効率化

成果

Ganty導入後、カンファレンス当日のトラブル件数は90%削減されました。準備期間も1ヶ月短縮でき、ベンダーとの調整効率は60%向上しています。参加者アンケートの満足度も過去最高を記録しました。