事業スケジュールに入れる主な工程
事業の中身はさまざまですが、助成金や委託を受けて動く事業は、たいてい次のような流れになります。
- 調査・計画：地域や利用者のニーズ調査、事業計画の作成
- 関係機関との調整：自治体・協力団体・会場との打ち合わせ、協定や契約
- 企画・広報：イベントや講座の内容づくり、チラシ・SNSでの告知、参加者の募集
- 実施：当日の運営、ボランティアの配置
- 報告：実績のとりまとめ、助成元や議会への報告書
動かせない日をマイルストーンにする
イベントの開催日や報告書の提出期限は、あとから動かせません。こうした日をマイルストーン（ひし形の目印）として置いておくと、「この日までに何が終わっていればいいか」が工程表の上で見えます。
工程どうしを矢印でつないでおけば、調整が長引いて企画の開始が遅れたときに、後ろの工程もまとめてずれます。開催日に間に合うかどうかを、その場で確かめられます。
ボランティアや関係者と共有する
- 共有リンク：リンクを送れば、ボランティアや協力団体がログインなしで最新の予定を見られます（閲覧専用。全プランで使えます）
- 担当の見える化：工程ごとに担当を書いておくと、誰がどこを受け持っているかが一目で分かります
- 報告書の添付：Excel・PDFに書き出して、実施計画として報告書に添えられます（Standard 以上）
- 祝日：日本語の画面では、日本の祝日がタイムラインに色付きで表示されます。週末や連休のイベント準備に便利です
AIで事業計画のたたき台を作る
「地域の子ども食堂を立ち上げる。4月に調査、6月に初回開催、7月に助成金の報告」のように1行書くと、AIが工程・期間・前後関係の入ったたたき台を作ります。団体の実情に合わせて、期間や担当を直して使ってください。
始め方
- 無料登録して、AIに1行で事業のスケジュールを作らせる（登録前にデモで触ってみることもできます）
- 開催日や報告期限をマイルストーンにして、工程を矢印でつなぐ
- 共有リンクをボランティアや協力団体に送る。予定が変わったら、バーを動かすだけ