イベント準備の主な工程
セミナー、カンファレンス、展示会、社内イベントなど、規模が違っても準備の流れはだいたい同じです。
- 企画・予算：目的、対象、規模、予算を決める
- 会場：候補探し、下見、契約。人気の会場は早く埋まるので最初に動きます
- 登壇者・出演者：依頼、日程調整、プログラムの確定
- 告知・集客：Webページ、案内、SNSなど。チケット販売開始をマイルストーンに
- 受付・当日の準備：申込管理、名札や資料、機材、スタッフの手配
- 設営・リハーサル：前日〜当日朝の会場づくりと通し確認
- 本番・撤収：運営と片付け
- 振り返り：アンケート、レポート、次回への改善
開催日をマイルストーンにして、逆算する
まず開催日をマイルストーン（節目）として置き、そこから前に向かって工程を並べます。「告知は開催の6週間前から」「登壇者は告知の前に確定」のように、決める順番がはっきりします。
工程どうしを矢印でつないでおくと、たとえば登壇者の確定が1週間遅れたとき、告知や受付開始がどこまで押されるかが一目で分かります。開催日に間に合わない工程が出たら、前倒しする工程を選ぶ判断がしやすくなります。
チームでの分担と共有
- 担当：工程ごとに担当者を決めておけば、担当者別に自分のやることだけを絞り込めます
- 共有：共有リンクで、外部の制作会社や登壇者にも最新の予定を見せられます（閲覧専用。全プランで使えます）
- 同時編集：複数人で同じ工程表を開いて、同時に更新できます
AIで準備スケジュールのたたき台を作る
「6月13日開催、参加者300人の技術カンファレンス」のように1行書くと、AIが開催日までの準備工程を並べたたたき台を作ります。期間や順番を自分たちの事情に合わせて直して使ってください。
始め方
- 無料登録して、テンプレートから「イベント企画」を選ぶ（またはAIに1行で作らせる）
- 開催日をマイルストーンに置き、工程の期間と担当を決める
- 決める順番どおりに矢印でつなぎ、共有リンクを関係者に送る