大規模カンファレンスの企画・運営管理

課題

このイベント企画会社では、500名規模の業界カンファレンスの企画・運営を担当していましたが、会場手配、出演者のスケジュール調整、パンフレットやノベルティの制作、スポンサー対応、当日オペレーションと、性質の異なるタスクが並行して進む中で、スプレッドシートとメールでの管理に限界を感じていました。特に、あるタスクの遅延が他のタスクにどう影響するかが見えず、直前になって問題が発覚するケースが多発していました。

導入の決め手

タスク間の依存関係を視覚的に把握でき、遅延の波及効果を即座に確認できる点が決め手でした。また、外部の出演者やベンダーにも共有リンクでスケジュールを共有できる機能が、多くの関係者を巻き込むイベント運営に最適でした。

活用方法

• 会場・出演者・制作物・スポンサー・運営の5カテゴリでタスクを整理
• 出演者やベンダーへの共有リンクで個別スケジュールを配布
• 制作物の入稿→校正→印刷の依存関係を明確化
• 当日のタイムテーブルをガントチャートで時間単位で管理

成果

Ganty導入後、準備段階での抜け漏れが85%削減されました。関係者間の調整時間も50%短縮され、カンファレンス参加者の満足度は5点満点中4.8を獲得しています。イベントの規模を拡大しても管理品質を維持できるようになりました。